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策划执行一场线下活动,要注意哪些细节?

来源:商旅专家 发布时间:2020-03-30 20:48 标签:
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作为MICE人,一年中总是少不了要策划执行几场甚者更多的活动,虽然活动的形式和玩法有很多种,但是千变万变离不开一些套路。那么策划执行一场线下活动,都需要注意哪些细节?

 

商旅君为大家整理了线下活动的步骤,请看下文~

No.1

活动策划案

 

在活动正式开始之前,要经历一个筹备期和执行期,在此期间,我们要对活动的整体有一个构想,先做一份策划案。

 

一份合格完整的活动策划案,包括以下几点:

 

好的开始是成功的一半。做活动策划案的目的,不是为了形式,而是要让人明白你策划的是个什么样的活动、可以达到什么样的效果、如何控制风险,这有利于我们更好地去把控整场活动。

 

No.2

时间进度推进

 

确定活动策划方案后,就要开始推进了。在此期间,要保证全员配合默契,井井有条,把控好每一个时间点,Deadline前必须把东西给到。

 

可参考下方思维导图:

 

No.3

PPT方案制作

 

对于线下活动来说,招商是必不可少的环节。活动的前期应准备好方案PPT,用以获取资金或资源的支持。

 

这里注意,PPT的制作一定要简洁、精美,这是商务合作的基础和前提。PPT的内容里,要能让你的招商对象了解到以下三点:

 

1、这个活动是什么

2、我能给你什么

3、你能给我什么

 

No.4

场地和嘉宾

 

对一场线下活动来说,场地和嘉宾是非常重要的。这两者要在活动筹备期就确定好,不然会影响活动的节奏。

 

对于活动场地的选择,一般会考虑以下几个因素:

 

空间:要选择能够容纳活动预期人数的场地。

 

价格:场地的价格一般都是比较昂贵的,这个成本要控制好,最好能以资源置换的形式获得。如果不行,也要以搭载资源置换的形式去获得一个比较低的价格。

 

交通:交通便利很重要,不要增加参会者出行的负担。试想一下如果活动都已经开始了而嘉宾还在路上堵车会怎么办?

 

设备:看场地是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些活动必备的设备。

 

我们最终确定的场地,应该是以上几点因素综合后的最佳选择。

 

对于活动嘉宾的选择,重要性不必多说。一个活动的嘉宾或演讲者,不仅是吸引参与者的重要因素、生动的营销材料,同时还构成了你的活动基调。所以邀约合适的活动嘉宾就显得尤其重要了。

 

动用一切你可动用的资源,去寻找那位合适的嘉宾。

 

No.5

活动文案

 

好的活动文案,可以吸引更多的客户,比较流行的活动文案有两种,一种是硬广,一种是软文。

 

硬广:简单粗暴版的文案,一般阅读量都不太高,但胜在清晰明了,转化率高。

 

软文:引入型文案,一般是由故事、鸡汤或者干货引入,结尾再猝不及防给你个活动报名的链接和海报。

 

不管用这两种文案里的哪一个,一篇合格的活动文案都要包含以下几个内容:

 

No.6

活动物料

 

活动的各个环节、各个时期内都需要做图制作物料。一般会根据活动类型和规模做出物料的删减和扩充,必不可少的是活动海报、现场易拉宝和邀请函。

 

大致如下图。

 

No.7

参会者维护

 

活动快开始的时候,需要进行参会者维护。一来可以让活动的到场率变得高一些,二来可以对这些参会者更加了解。目前比较普通运用的一种维护方式,是将参会者拉进一个微信群里,进行统一维护和管理。

 

No.8

宣传与推广

 

宣传推广有两个大作用,一是吸引更多的人报名参加活动,二是提高知名度。可以从以下几个角度出发:

 

No.9

现场执行

 

活动现场执行包括前期和后期(活动当日)。

 

现场执行前期:

 

① 了解现场

 

需要执行人员提前去现场了解规划一下,比如调试音响、测试PPT、测试话筒、了解洗手间等位置在哪里等,这些细节需要在踩点时都要把控到,做到心中有数。

 

② 布置现场

 

对现场进行适当的布置,可以提升现场的气氛和专业性。

 

③ 分工与执行

 

一场活动,需要负责指引的人、负责签到的人、主持人、控制气氛的人、摄影师、速记员、执行人员等。

 

要提前进行明确的分工,各司其职,确保活动顺利进行。

 

活动当日:

 

① 维持活动秩序

 

活动期间容易出现现场嘈杂的情况,需要一个把控现场秩序的人去不断维护。

 

② 现场氛围要活跃

 

做活动很讲究互动,要想产生互动需要有一位能调动气氛的主持人,还需要活动开始前要做指引,方便大家能快速找到场地;上一个嘉宾讲完后,要及时调出下一个嘉宾的PPT;遥控笔要提前教会嘉宾使用等。

 

细节决定成败,这些细节都需要我们注意到。

 

No.10

活动总结

 

活动结束后,不代表就可以放松了,还要进行复盘和总结,这是十分关键的一步,能帮助你日后做其它活动更顺利。

 

可以和同事们开会讨论一下活动成功和失误的地方,也可以咨询参会者,听听他们的意见

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