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展业干货 | 执行一场线下活动的全流程清单

来源:公关人的APP、活动策划 发布时间:2020-07-02 08:20 标签:线上活动
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一场好的活动

除了需要好的创意之外

更需要完美的细节把控

策划新人由于经验不足

往往会在活动中产生疏漏

今天带来活动全流程清单

做好这些

活动更加顺利

 

 

制作活动时间表,推进工作

 

方案通过后,正式进入执行阶段,一般需要召集此次活动的工作人员召开一个准备会议。梳理活动节点,分配好各项工作并确定各项工作负责人,活动总负责人根据推进时间表跟踪完成情况。

 

 

确定活动场地

 

线下活动则场地选择尤为重要。过程中要考虑到场地的交通、星级、档期、容纳人数、环境等,实地考察过程中如会议室的长、宽、高、容纳人数、是否有柱、舞台搭建及布展等因素、桌型等、投影、麦克风、会议室门口签到板的位置、茶歇的位置、房间的房型及设备设施、是否能提供独立用餐区域等。

 

 
活动页面制作

 

文案确定后,与设计沟通需求及时间节点,可以找一些参考素材以减少沟通成本。并与技术保持沟通,确保页面准时制作完成并通过测试没有问题后正式上线。

 

 

 

 

视频、宣传物料等设计制作

 

要注意各物料主题风格的统一,包括图案、尺寸等,并跟踪制作情况,包括材质、色差、打样、工期等,确保保质保量完成。

 

 

 

活动征集、统计及通知

 

报名情况一定要及时统计,一旦发现报名人数过少,离预期人数差距过大,及时增加投放渠道和投放力度,保证活动人数。活动前通知报名成功用户,根据报名留下的联系方式,电话、短信都行,确认能够准时参加活动的具体人数。

 

 

 

制作活动执行方案,分解执行任务

 

制作一份活动现场执行方案,结合设定的活动流程,把签到、主持、摄影、道具、场务、直播等现场执行中的各项工作分配到具体个人,执行方案一般精确到分钟。在线下执行之前的一两天,召集所有执行人员开活动动员会,下发执行方案,逐项分解任务到个人,保证每个人都清楚自己到现场应该做什么工作。

 

 

 

制作物料、礼品清单

 

把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明,并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点,交代给各自的负责人,如果所需物料和礼品种类比较多,最好再做一个表格,交给各项物品负责人。

 

 

活动应急预案

 

至少要在活动开始前设想好最可能出现的几种问题,并想好相应的解决办法,在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人,在活动进行中一旦发现问题迅速启动应急预案。

 

 

 
活动场地布置及现场执行

 

一般提前一天或提前半天完成场地布置。执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位,签到引导维护用户、主持人再次熟悉串词、各项物品负责人清单数量并准备提前送到预定位置、提前沟通摄影摄像说明需要什么场景人物特写等拍摄需求。在活动正式开始时间前 1-2 小时到场,准备各自负责物料和奖品,尤其是负责签到的同学,不要让用户觉得早到无人接待。提前建一个活动执行群,出现突发情况,及时通报,比如某个执行人员迟到,总负责人要立马安排其他人补位 。

 

 

 
活动流程

 

活动流程表根据活动环节安排而定,从开始到结束每项工作分配到个人。如果活动进行中再出现流程变化,总负责人趁主持间歇快速告知主持人以便主持人临场应对,并通知其他执行人员。

 

 
用户离场

 

最终预定的各项流程全部执行完毕,用户离场,所有执行人员可以放轻松一些啦,大家拍个照片,盘点收集一下剩余物料和礼品,完成清场任务,就可以安心地去吃顿庆功宴犒劳自己啦。

 

 
 
活动回顾和活动效果报告

 

活动结束后一般要有活动回顾。如果要求比较急甚至活动结束就要发布,那么总负责人要提前制定活动回顾人员,在活动进行中就同步写作,并及时拷出摄影照片,这样基本在活动结束后就能很快出稿了。出稿后迅速交给负责投放渠道的同事安排投放。如果活动回顾要求不急的话,可以等改天再做,在约定时间前发出就好。

 

活动结束后一般还需提交一份活动结案,大致包括活动概述、活动效果统计等各部分成果和数据汇总还要总结经验教训,从头到尾把整个活动梳理一遍,重点总结两个方面:活动流程,哪些环节之间存在衔接不畅、哪个环节当中存在问题,思考以后如何优化流程。总结所有出现的问题和自己的应对措施,有哪些应对得不错,有哪些应对不足以后如何改善,最好都记录下来。通过这样复盘,你能清楚认识到一次活动哪些是成功的哪些是失败的,成功的部分保留,失败的部分提醒自己下次注意,想办法去解决。

标签:线上活动
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